Wil jij uitblinken als Office Management & Executive Assistant in een internationaal team waar diversiteit, samenwerking en ontwikkeling centraal staan? Op onze locatie in Zwolle bied jij organisatorische en administratieve ondersteuning binnen AbbVie. Je werkt samen met mensen uit verschillende landen en disciplines, krijgt verantwoordelijkheid en draagt bij aan een soepel functionerend kantoor en bedrijfsvoering.

Jouw rol bij AbbVie

Als Office Management & Executive Assistant ben jij de steunpilaar van het lokale directieteam en ben je onderdeel van een enthousiast Office Management team. Je ondersteunt (2 tot 4) MT leden met uiteenlopende werkzaamheden, waarbij nauwkeurigheid, integriteit en klantgerichtheid centraal staan. Je schakelt makkelijk tussen verschillende prioriteiten, ondersteunt bij het organiseren van interne en externe meetings en events en neemt initiatief voor (verbeter) projecten. Naast je secretariële en administratieve taken, draag je bij aan facilitaire taken zoals ontvangst van bezoekers en efficiënt voorraadbeheer. Ook is er volop ruimte voor eigen inbreng en groei binnen een veranderende, professionele omgeving.

Uitgelichte verantwoordelijkheden

• Proactief beheer van agenda’s van directieleden en het tijdig signaleren/oplossen van planningsconflicten.
• Organiseren en ondersteunen van reizen (o.a. boekingen, visa, agenda).
• Coördinatie van interne en externe meetings en events (locatie, catering, uitnodigingen, notuleren, actiepunten bijhouden).
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega’s.
• Meewerken aan Office Management- en (verbeter)projecten binnen het team.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe bezoekers.
• Aannemen en afhandelen van kantoor- en facilitaire verzoeken (bestellingen, voorraadbeheer, ontvangst bezoekers, toegangspassen etc.).
• Voorbereiden en uitwerken van presentaties en managementrapportages.
• Opstellen en bijhouden van rapporten, organogrammen en mailinglijsten.
• Correspondentie en documentbeheer.