AbbVie es una compañía farmacéutica con más de 10 años de experiencia en el mercado, nacida a partir de un spin-off de Abbott. Actualmente, se posiciona dentro del top 3 de la industria farmacéutica a nivel global, presentando un crecimiento muy acelerado gracias a su cultura organizacional orientada al bienestar y al desarrollo profesional: somos reconocidos como un Great Place to Work. Destacamos por una cultura integral, amigable y apasionada por ayudar y aprender cada día, siempre con el propósito firme de mejorar la vida de los pacientes y hacer una diferencia positiva en su salud.

Tu labor también te permitirá conocer personalmente a médicos durante la realización de eventos, y ofrecer tu apoyo en distintos escenarios internos y dirigidos a consumidor, incluyendo la participación en foros y espacios de discusión relevantes para la compañía.

• Asesorar a la Unidad de Allergan Aesthetics sobre el desarrollo logístico de eventos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por AbbVie para tal fin. 

• Cotizar los servicios requeridos para el desarrollo de los eventos con los diferentes proveedores aprobados y agencia in house,  

• Presentar presupuesto de los servicios solicitados al owner del evento 

• Enviar al encargado de tramitar las órdenes de compra en cada área, la cotización aprobada de los servicios de eventos a cargo, con el fin de que pueda solicitar la orden de compra, documento necesario para confirmar los servicios al proveedor, realizar seguimiento sobre la misma. 

• Apoyar con la ejecución, revisión y control del presupuesto asignado y aprobado por el owner para el evento 

• Elaborar, enviar y recibir nuevamente firmadas todas las cartas de términos y condiciones de  invitación para eventos nacionales e internacionales  

• Elaborar carpetas de manera organizada por área y por evento donde pueda documentar toda la trazabilidad de los eventos a su cargo. 

• Apoyar de manera transversal las  solicitudes y cargue de documentos en PRISM (Veeva) relacionadas con el manejo de eventos  

• Apoyar en el diligenciamiento de las plantillas para el control y seguimiento de los KPIs en el manejo de eventos. 

• Realizar seguimiento de comienzo a fin a los proveedores sobre todos los servicios contratados (emisión de tiquetes aéreos, traslados, espacios para reuniones, equipos audiovisuales, alimentos y bebidas, materiales, etc) 

• Apoyar con la revisión de los cierres de gastos financieros y soportes documentales presentados por los diferentes proveedores y/o solicitar correcciones o aclaraciones si eventualmente no coincide con los servicios solicitados o valores aprobados. 

• Apoyar con la gestión de aceptación de facturas, garantizando previamente su revisión y aprobación para facturar 

• Apoyar con la elaboración de las solicitudes de ampliación por monto a órdenes de compra generadas con sus respectivas justificaciones bajo aprobación del owner del evento. 

• Apoyar con la elaboración de reportes de transferencia de valor, definidos por el ministerio de salud para los médicos asistentes a un evento cuando aplique. 

• Contactar al área de pagos para identificar pagos en proceso o facturación bloqueada asociada a eventos. 

• Apoyar con la elaboración del consolido del cierre de gastos de los eventos con diferentes proveedores. 

• Acompañar los eventos de manera presencial con el fin de asegurar la correcta prestación de los servicios cuando así se requiera. 

• Apoyar de manera eventual a otros funcionarios de la unidad de AA, cuando el trabajo así lo requiera.